Niemal każda firma przeprowadza dziś szkolenia. Warto wiedzieć, że w określonych przypadkach, czas spędzony na wyjeździe integracyjnym połączonym ze szkoleniem, może zostać potraktowany jako nadgodziny. „Konsekwencją regulacji zawartej w art. 9413 Kodeksu pracy jest konieczność zapłaty normalnego wynagrodzenia za pracę, oraz wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych za czas szkolenia, które odbywało się poza normalnymi godzinami pracy” – zauważa dr Marta Wasil z warszawskiego biura kancelarii Wolf Theiss.
W kontekście dynamicznego rynku pracy oraz stale zmieniających się wymagań zawodowych, kwestia szkoleń pracowniczych nabiera szczególnego znaczenia. Często pracodawcy decydują się na skierowanie swoich pracowników na różnego rodzaju kursy, czy studia podyplomowe. Czy jednak szkolenia i czas na nich spędzony powinien być uznany za czas pracy, a co za tym idzie, czy pracownik ma prawo do wynagrodzenia za te dodatkowe godziny? Czy można zobowiązać pracownika do zwrotu koszów szkolenia odbywającego się na polecenie pracodawcy?
Na pracodawcy ciąży obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Kwestie dotyczące szkoleń zostały uregulowane w art. 9413 oraz w art. 1031-1036 Kodeksu pracy. Na podstawie tych przepisów możemy wyróżnić dwa główne rodzaje szkoleń. Takie które odbywają się z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą oraz szkolenia, które są wynikiem polecenia pracodawcy lub obowiązek ich przeprowadzenia wynika z przepisów ogólnie obowiązujących.
W pierwszym przypadku decyzja pracodawcy w sprawie podnoszenia przez pracownika kwalifikacji zawodowych uzewnętrznia się poprzez wykazanie inicjatywy pracodawcy lub wyrażenie zgody. Natomiast w drugiej sytuacji, szkolenie pracownika odbywa się na skutek polecenia pracodawcy lub wykonania obowiązku nałożonego przez przepisy – zauważa dr Marta Wasil z Wolf Theiss.
Między wskazanymi rodzajami szkoleń istnieje kilka istotnych odrębności, które każdorazowo powinny być brane pod uwagę przez pracodawców. Pierwszą zasadniczą różnicą jest brak możliwości zobowiązania pracownika do zwrotu kosztów szkolenia, które odbyło się na polecenie pracodawcy. Kwestia ta została wprost uregulowana w art. 9413 Kodeksu pracy, który stanowi, że szkolenia odbywają się na koszt pracodawcy, jeżeli obowiązek przeprowadzenia szkoleń pracowników wynika z polecenia przełożonego lub z postanowień układu zbiorowego pracy, regulaminu, przepisów prawa lub umowy o pracę.
Ponadto, przepis ten stanowi wdrożenie art. 13 dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej. Stosownie do jego brzmienia państwa członkowskie zapewniają, aby w przypadku, gdy na mocy prawa Unii lub prawa krajowego albo umów zbiorowych pracodawca zobowiązany był do zapewnienia pracownikowi szkolenia dla celów wykonywania pracy, do której został zatrudniony, szkolenie takie zapewnione zostało pracownikowi nieodpłatnie, liczyło się jako czas pracy i w miarę możliwości odbywało się w godzinach pracy. Mając na uwadze powyższe, na gruncie obecnie obowiązującego stanu prawnego zobowiązanie pracownika do zwrotu kosztów za szkolenie stanowiącego realizacje obowiązku prawnego lub polecenia pracodawcy wydaje się nieuprawnione – dodaje Marta Wasil.
Kolejną istotną kwestią uregulowaną przez art. 9413 Kodeksu pracy jest to, że czas szkolenia odbywającego się na polecenie pracodawcy wlicza się do czasu pracy. Powyższe oznacza, że czas szkolenia, który wykracza poza normalne godziny pracy pracownika również zalicza się do czasu pracy. Konsekwencją tej regulacji jest konieczność zapłaty normalnego wynagrodzenia za pracę oraz wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych za czas szkolenia, które odbywało się poza normalnymi godzinami pracy (lub udzielenia dnia wolnego), a także konieczność zapewnienia pracownikowi nieprzerwanego 11-godzinnego odpoczynku dobowego oraz 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego.
Następstwa tej regulacji mogą być również istotne dla rozliczania czasu spędzonego na wyjazdach integracyjnych połączonych ze szkoleniami, czy też związanych ze studiami podyplomowymi. Jeśli podczas wyjazdu integracyjnego lub zajęć poza normalnymi godzinami pracy, pracownik będzie musiał wziąć udział nawet tylko w jednogodzinnym szkoleniu lub wykładzie zgodnie z poleceniem pracodawcy lub obowiązkiem prawnym, to pracodawca będzie musiał zastosować przepisy dotyczące rozliczania pracy w godzinach nadliczbowych.– zauważa dodaje Marta Wasil.
Drugim rodzajem szkoleń są te, w których pracownik samodzielnie decyduje się na podnoszenie swoich kwalifikacji zawodowych, a pracodawca jedynie udziela wsparcia finansowego lub wyraża zgodę.
Czas spędzony na szkoleniu odbywanym z inicjatywy pracownika, co do zasady, nie wlicza się do czasu pracy i istnieje możliwość zobowiązania pracownika do zwrotu kosztów. Należy jednak pamiętać, że pracodawca ma prawo zażądać zwrotu kosztów dofinansowania nauki wyłącznie w sytuacjach określonych w art. 1035 Kodeksu pracy, czyli m.in. gdy pracownik bez uzasadnionych przyczyn nie podejmie podnoszenia kwalifikacji zawodowych albo przerwie naukę, lub nastąpi rozwiązanie stosunku pracy w ciągu 3 lat od rozpoczęcia szkolenia – choć tu mamy liczne wyjątki od tej zasady – zauważa Marta Wasil.
Warto wspomnieć, że zarówno pracownikowi podnoszącemu swoje kwalifikacje zawodowe za zgodą pracodawcy, jak i na polecenie pracodawcy przysługują dodatkowe uprawnienia szkoleniowe z tym związane. Chodzi tu w szczególności o prawo do urlopu szkoleniowego i zwolnienia z całości lub z części dnia pracy w celu punktualnego przybycia na zajęcia i wzięcie udziału w nich. Warunkiem uzyskania uprawnień jest uznanie szkolenia za podnoszące kwalifikacje zawodowe pracownika.
