Dla każdej firmy, która chce odnosić sukcesy, jednym z kluczowych czynników jest przestrzeń w jakiej funkcjonuje.
Siedziba firmy wpływa na samopoczucie jej pracowników, na jej wizerunek i postrzeganie przez klientów, na wewnętrzną komunikację i współpracę ludzi, na codzienne funkcjonowanie przedsiębiorstwa w swoim otoczeniu. Zwłaszcza w dobie rzeczywistości wirtualnej, kiedy wszystkie transakcje można przeprowadzić online, z nieokreślonej lokalizacji, czynnikiem spajającym wszystkie operacje będzie jeszcze długo adres firmy. Jednakże, świat się zmienia i miejsca pracy też. Wynika to nie tylko z rozwijającej się technologii, ale też ze zmieniających się potrzeb i oczekiwań pracowników, jak również z ciągłego dążenia firm do poszukiwania oszczędności przy jednoczesnym zwiększeniu efektywności.
W czasach ekonomii współdzielenia zasadniczo zmienia się motywacja pracowników, zarówno tych z pokolenia Y, jak również tych starszych i młodszych. Poczucie sprawczości, duma z wykonywania pracy i miejsca w jakim ją wykonują, stają się istotnym czynnikiem sukcesu danej firmy. Te wszystkie elementy przekładają się na kształtowanie się tzw. pracowników holistycznych, którzy łączą swoje życie zawodowe z prywatnym, którzy chcą aktywnie wpływać na swoje działania, pracować zgodnie z własnymi przekonaniami i ideą dbania o środowisko. Motywacja takiego pracownika nie wynika już tylko z potrzeb finansowych i zachęt w postaci np. karnetu na basen. Trzeba go odpowiednio zachęcić i przekonać, aby chciał zaangażować się w dany temat i poświęcił całkowicie ideom firmy. Biuro w jakim pracuje będzie jednym z istotnych motywatorów na rynku pracy, w którym coraz większą przewagę zdobywają pracownicy.
Powyższe wnioski wynikają również z badań CBRE „Jak chcemy pracować?”, przeprowadzonych w zeszłym roku wśród pracowników korporacji w Polsce. Okazuje się, że nowinki technologiczne czy designerskie sale zabaw wcale nie mają największego znaczenia, chociaż oczywiście elementy wyposażenia biur gwarantujące odpowiedni komfort pracy muszą być już standardem. Najważniejsza dla ludzi jest przede wszystkim możliwość wpływania na otoczenie – na temperaturę, hałas, ilość światła, wybór współpracowników, dostosowanie warunków do zadania, nastroju, czasu.
Tym wymaganiom może właśnie sprostać biuro w którym sami sobie wybieramy miejsce i sposób pracy, w którym codziennie możemy się przesiąść, pracować w innym otoczeniu, w izolacji lub w zespole, bliżej okna lub na kanapie. Biura „smart” mają dużo salek spotkań, wygodnych mebli, wspólnych przestrzeni i małych pomieszczeń do rozmów telefonicznych. Zaawansowane technologicznie pozwalają szybko zarezerwować salę, odbyć konferencję wideo, połączyć się z internetem z każdego miejsca, wyciszyć się. Takie biuro powstaje w wyniku procesu analizy firmy, co pozwala określić rzeczywiste zapotrzebowanie na biurka i sale i przynosi też znaczne oszczędności. Dla większości firm realnie osiągalnym wskaźnikiem będzie 8 stanowisk pracy na każdych 10 pracowników. Powstała nadwyżka około 10-20 proc. przestrzeni biurowej może zostać przeznaczona na dodatkowe pomieszczenia: wewnętrzne pokoje spotkań z rzutnikami, tablicami i otoczeniem sprzyjającym pracy kreatywnej, dodatkowe przestrzenie socjalne, wykorzystywane z trakcie przerw lub mniej formalnych spotkań, Biura na Dzień, czyli dzielone biura do prowadzenia indywidualnych rozmów, wyciszone, niewielkie pokoje do pracy wymagającej skupienia, dodatkowe pokoje konferencyjne, pokoje wypoczynkowe, ponadstandardowej wielkości kuchnia.
W Polsce coraz więcej firm decyduje się na takie właśnie rozwiązanie. Nawet konserwatywne firmy prawnicze czy banki wykorzystują jego elementy. Początkowo niechętne systemowi „bezbiurkowemu”, w którym pracownicy codziennie muszą spakować się do szafki i nie mają stałego miejsca, z czasem przekonują się do jego zalet. Wiele z nich wskazuje na istotne polepszenie współpracy między ludźmi z różnych działów, porządek i ograniczenie ilości drukowanych dokumentów, brak konieczności nagłego poszukiwania nowego biura przy zwiększeniu zatrudnienia, lepszy komfort i zadowolenie wśród zespołów. Zalety takiego nowego środowiska pracy są jednak znaczące i w dłuższym okresie przekładają się na poprawę jakości pracy i życia ludzi.
Daniel Bienias, Dyrektor Zarządzający CBRE
